Mejoramiento proceso de control de activo fijo . Caso aplicado planta Santiago Procter & Gamble

Abstract

A medida que van avanzando los años, avanza a su vez rápidamente la tecnología, por lo que es mandatorio para todas las compañías revisar, mejorar y actualizar sus procesos, para mantener una ventaja competitiva. Todas las empresas deben velar por reducir los costos en lo que más se pueda, es por esto que se deben revisar constantemente sus procesos, tanto productivos como de administración para mejorar esas fallas o deficiencias que se puedan encontrar en cada uno de ellos. Debido a esto, las firmas implementan la mejora continua. Aquellas compañías que invierten mucho capital en activo fijo, son las que mayormente deben preocuparse de controlarlos, puesto que el costo proveniente de la depreciación es más alto mientras más activos se tenga, los cuales al no controlar, no se sabe si existen, o si ya no se utilizan. Dado el escenario antes mencionado, se realiza la presente memoria que tiene como objetivo principal realizar una mejora al proceso actual de control de activos fijos en planta Santiago de Procter & Gamble, creando un método para gestionar el control, de manera sustentable en el tiempo. En primer lugar, y respondiendo al primer objetivo específico, se describe el procedimiento actual de ARA para realizar el diagnóstico del problema, es decir, con la utilización de herramientas de calidad se procede a evaluar la eficiencia del proceso actual, y sus resultados de los conteos de activos fijos. La metodología utilizada es la siguiente: 1. Estudio de respaldo de teoría y potenciales herramientas. 2. Descripción del proceso ARA. 3. Diagnóstico situación actual. 4. Propuestas de mejora. 5. Evaluación del impacto de propuestas. 6. Plan de ejecución. 7. Limitaciones. El trabajo se basa en la realización de un rediseño de proceso, con ayuda de Business Process Management. Además, la presente memoria se respalda en la mejora continua del ciclo de Deming, junto con la utilización de herramientas de calidad como diagrama de Pareto y diagrama de Ishikawa. En la última auditoría interna trimestral de conteo de activos fijos de planta Santiago, se obtuvo un 77% de activos en cumplimiento, porcentaje muy bajo considerando que el target es de un 95 %. Esto quiere decir que un 23% de los activos fijos presentes en el sistema, no se sabe si están presentes, o en mal estado, sin etiqueta, perdidos, etc. Una vez realizado el diagnóstico, con resultados de control de activos fijos muy bajos dentro de la planta, se proceden a efectuar las propuestas de mejora, las cuales se dividen en dos tipos: de orden y control. Finalmente, se cumple hasta el último objetivo específico de mejorar el resultado de auditorías internas de P&G. Ya que esto no se trata de tener resultados a corto plazo, sino que tener resultados a mediano plazo y que sean sustentables en el tiempo.

As the years go by, technology moves quickly, and because of that it is mandatory for the companies to look up, improve and update its processes, to keep a competitive advantage. All companies must reduce costs as much as they can, and that is why they have to constantly check all processes as productive and administrative, to improve those failures. Because of that, firms implement the continuous improvement. Those companies that invest much capital in fixed assets are the ones that have to worry the most to control them, because their depreciation cost is higher the more assets they have. If they not control them, they are not able to know if they exist or if they are in use or not. Given that scenario, this thesis is performed and it has as a general objective to perform an improvement to the current process of fixed assets control in Santiago plant of Procter and Gamble, creating a method to manage the control, sustainable in time. First of all, and answering the first specific objective, the current ARA process is described to execute the problem diagnostic, namely, to evaluate the current process and its results of counting fixed assets. The methodology used is the following: 1. Study of theory behind and potential tools. 2. Description of ARA process. 3. Diagnostic of current situation. 4. Improvement proposals. 5. Proposals impact evaluation. 6. Execution plan. 7. Limitations. The work is based in a process redesign using Business Process Management. Also, it is supported in the continuous improvement by Deming and the quality tools used as Pareto diagram and Ishikawa. Once the diagnostic is done, with results that demonstrate how bad the process is, improvement proposals are made, which are divided in two types: Order and Control. Also, its impact is evaluated. Later on, an execution plan is made, prioritizing some proposals according to criteria defined by the company. Finally, all specific objectives are fulfilled. The last one is to improve P&G internal audits results. This is not about having short terms results, but having medium time results and sustainable in time.