Automatización del proceso de pago a proveedores de servicios mediante el uso de un e-marketplace . Caso aplicado a la industria de la minería Empresa BHP Billiton Chile Inc

Abstract

El presente documento describe el desarrollo completo del proyecto de Implementación del e-marketplace “Supply Center”, para transar electrónicamente Órdenes de Compra y Aceptaciones de Servicios prestados (HES) con proveedores que generan alto volumen de estos documentos anualmente en BHP Chile Inc, una de las compañías de BHP Billiton, organización líder mundial de recursos naturales, principalmente minera. Esta implementación se establece obligatoriamente por el GLD “Plan Para Pagar”, documento que establece los mínimos requerimientos de desempeño para el área de Abastecimiento de todo BHP Billiton, pero toma fuerza con el proyecto 1SAP, al establecerse como brecha a cubrir antes de la fecha en que este nuevo sistema comienza a operar. Para comprender el caso en cuestión, conocer la temática central, así como las herramientas para abordar la solución, se desarrolla un Estado del Arte con tres líneas investigativas: Contextualización (permitiendo identificar los conductores de la problemática y la situación actual de la compañía), e-Commerce (para conocer sobre el tema asociado a la herramienta a implementar, así sus ventajas y desventajas), y Gestión del Cambio Organizacional (con el objeto de conocer todas las aristas de un cambio como el que se debe llevar a cabo, para así permitir una gestión controlada que resulte en la solución de la problemática en la calidad buscada y los tiempos requeridos). Los principales resultados del Estado del Arte son: se conoce muy claramente el caso y la situación actual de la compañía, se identifican las ventajas (beneficios) y desventajas (riesgos) del e-Commerce, se conoce cómo abordar un cambio, y se define abordar el proyecto siguiendo el Modelo de Gestión del Cambio de Lippit, Watson y Westley (1958). Adicionalmente, se analizan los procesos a implementar muy profundamente lo que permite un know-how a nivel de experto sobre el tema. Para resolver la problemática se lleva a cabo una Propuesta, basada en la investigación anterior, que consiste en una Estrategia más una Táctica que contiene tres modelos. Con esta propuesta se lleva a cabo la Implementación. Así, la óptima ejecución de la implementación basada en la Propuesta robusta creada previamente permite obtener los resultados parciales indicados en la Táctica General a satisfacción, lo que genera la solución de la problemática que BHP Chile Inc necesitaba resolver. Esto se ve reflejado en que se cumple con que los proveedores HVS identificados inicialmente operan solo con HES electrónica, lo cual aporta con un 35,13% de adopción de la modalidad electrónica sobre el total de HES del periodo monitoreado post-habilitación. Esto hace que para los proveedores implementados, hoy el proceso de aceptación de servicios dura solo 3 días hábiles, es decir, se ha disminuido un 75% del tiempo de ese proceso y se tiene cubierto el prerrequisito para que se implemente en el mediano plazo la factura electrónica, que permitirá minimizar el tiempo total del proceso completo de pago a los proveedores habilitados, siempre a través de un proceso y herramientas confiables que permiten transparencia para las partes involucradas en el mismo. Adicionalmente, se ha cubierto todas las aristas que permiten esta habilitación sea sostenible operando en el nuevo sistema de BHP Billiton, 1SAP. Así se logra automatizar la primera parte del proceso de pago a proveedores de servicios mediante el uso de un e-marketplace.