OPTIMIZACION DE RECURSOS MEDIANTE EL REDISEÑO DE PROCESOS EN LA SUBGERENCIA DE CONTROL Y GESTION SERVICIOS TI DE ENTEL S.A.

Abstract

“Empresa Nacional de Telecomunicaciones”, best known as ENTEL, is the biggest chilean enterprise in this category. Inside of the Servicios TI management, there is Control Gestión sub-management, which principal objective is the financial manage of IT and to administrate the monetary resources of the organization. One of the processes of Control Gestión is to open project accounts and change controls of this, for external clients, giving information technology services, with a limited budget. Control Gestión must veil and take control of money and effective time of project accounts. Based in theory of project management of PMI (Project Management Institute) a diagnosis of actual situation of project accounts openings and change controls processes is realized. It was detected that projects are not finished on the stated date, change controls were reactive, actual KPI measure global management without consider that there are other responsible areas in the sub-process, and only one person had the knowledge of the process. All this takes to monetary penalties associated with the delay of projects. After diagnosis, it was realized an improvement proposal in the process flow, and it was proposed control mechanisms to optimize resources in Control Gestión. This document has as result redesign of accounts openings and change controls, new indicators that makes control and monitoring of characteristics efforts of the sub-management easier, manual and reports that allow having a proactive control. This let reduce in 3,33% of penalties.Empresa Nacional de Telecomunicaciones, más conocida como ENTEL, es la empresa chilena más grande en el rubro. Dentro de la gerencia Servicios TI se encuentra la subgerencia Control Gestión, la cual tiene por objetivo principal la gestión financiera de TI, administrando los recursos monetarios de la organización. Uno de los procesos de la subgerencia de Control Gestión es la apertura de cuentas de proyectos y controles de cambio dedicados a clientes externos ofreciendo servicios de tecnología de la información, las cuales contienen un presupuesto limitado en dinero. Control Gestión debe velar por el control de este dinero y la vigencia en tiempo de la cuenta de proyecto. Con base en la teoría de administración de proyectos de PMI (Project Management Institute) se realiza un diagnóstico de la situación actual de los procesos de apertura de cuentas y controles de cambio. Se detectó que los proyectos no son terminados en la fecha declarada, los controles de cambio se realizaban reactivamente, los KPI existentes median la gestión global, sin considerar que había otras áreas responsables de subprocesos, y solo una persona tenía el conocimiento del proceso. Todo lo anterior se traduce finalmente en multas asociadas al atraso de los proyectos. Luego del diagnóstico se realizó una propuesta de mejora en el flujo del proceso y se proponen nuevos mecanismos de control que permiten optimizar los recursos de la subgerencia Control Gestión. Este documento tiene como resultado el rediseño de los procesos de apertura de cuentas y controles de cambio, nuevos indicadores que faciliten el control y monitoreo de las gestiones propias de la subgerencia, manuales e informes que permitan tener un control proactivo en las gestiones a realizar. Esto permite reducir en un 33,3% las multas asociadas con el retraso en la entrega de cuentas de proyectos.