Modelo para reducir y controlar inventarios, haciendo uso eficaz de una proyección de venta y técnica de markdown

Abstract

El exceso de inventario dentro de una empresa puede ser un problema al cual no se le da la importancia real que sugiere, dentro del rubro retail, específicamente en el área de vestuario, todos los productos vienen con una temporada asignada, sea invierno o verano las más marcadas, y es necesario que al final de cada temporada se termine sin stock de estos productos. Hay distintas formas de poder llegar a esta meta, siendo las más importantes poder estimar de la forma más exacta posible la venta del producto dentro de un intervalo de tiempo cosa de no comprar en exceso y luego ir manejando los precios cosa de que cuando se vaya acercando el final de una temporada, bajar los precios para aumentar el volumen de venta en unidades. Lo anterior se debe hacer siempre con el fin de maximizar las utilidades de la empresa, es decir perdiendo el menor margen posible. Si bien son dos claros temas, estos tienen sus complejidades que se resolverán a continuación. Uno puede encontrar varios métodos o modelos de proyección de venta, pero lo complejo es poder encontrar el método que se ajuste a las necesidades o características de los productos, en este caso al estar trabajando con productos con estacionalidades dentro de un año es necesario que el modelo pueda encontrar estas y poder proyectarlas a una temporada futura. El “Método de Winters” es el más indicado para esto ya que dentro de sus procedimientos incluye 3 factores básicos; un nivel base de venta, aplica una tendencia a la venta y lo más importante incluye el factor estacional. Respecto al segundo problema de la variación del precio, resulta la siguiente pregunta; ¿cuándo debo bajar un precio y en qué porcentaje? Esta pregunta se hace ya que, si bajo el precio de un producto muy tarde no se va a alcanzar a vender todo el stock y si lo bajo muy temprano, voy a quebrar las tiendas y perderé margen de venta, además es mejor tener una disminución gradual de los precios a lo largo de una temporada que bajarlo de forma muy fuerte más cerca del final. Por ende, saber el momento y el porcentaje preciso puede hacer que un negocio sea rentable o no. Existen varios modelos de markdown (termino de bajar precios) pero la mayoría son muy complejos e incluyen muchas variables, lo que se entrega acá es un modelo básico y simple de usar donde se toman las siguientes variables; venta esperada, venta actual, margen esperado, margen actual y elasticidad. Luego se crean relaciones entre estas variables como sería el cumplimiento de la venta a un cierto tiempo de haber comenzado la venta, donde si el cumplimiento es bajo el modelo sugeriría bajar los precios, otra relación es la de márgenes, donde sí se está vendiendo con un margen bajo el esperado el modelo sugeriría no bajar los precios y viceversa para ambos casos. Para poder determinar si los dos modelos que se proponen para disminuir los niveles de inventario fue necesario aplicarlos de forma experimental para ver sus resultados. Para este caso se cuenta con la información completa de ventas de dos grupos de productos de los últimos 3 años con una marcada estacionalidad, Bikini y Pantuflas de niño. La información fue entregada por Supermercados Jumbo, empresa para la cual se está haciendo este modelo. Para el caso de la proyección de venta fue necesario poder comparar una proyección con la venta real de un año, entregando como resultado un ahorro, para ambos grupos, por compras más ajustadas, cosa de evitar un exceso de stock y por ende una fuerte baja en el precio de los productos. Este ahorro se ve reflejado en menores compras y menores pérdidas, para lo que es Bikini, hubiera existido un ahorro de $ 10.238.073 y para las Pantuflas de niño $ 12.288.430, estos valores son por temporada, lo importante es que si llevamos estos números a todos los grupos de productos los ahorros por temporada son considerables. En el modelo de markdown los resultados también fueron satisfactorios, ya que, en el caso de los productos de Bikini, se tuvo una muy buena venta con un margen sobre el esperado y el modelo en ningún caso menciono una baja de precio. Para las Pantuflas de niño el modelo si aconsejo bajar el precio durante una fecha de medición ya que las ventas no se estaban dando y de hecho tanto las ventas como los márgenes fueron más bajos de lo esperado. Para maximizar las utilidades el modelo se encarga de amortiguar la baja de precio para no disminuir de forma considerable los márgenes dentro de un solo periodo, este modelo busca una disminución gradual de la baja de precio. Como conclusión de la memoria se obtuvo que los dos modelos propuestos pueden llegar a ser de mucha utilidad para la empresa ya que los resultados fueron los esperadas al hacer las simulaciones, en el caso de la proyección de venta se vio un ahorro en los costos y el en caso del markdown, dados buenos resultados de venta no aconsejo una disminución en el precio, sin embargo, con malos resultados de venta si aconsejo la disminución del precio.The excess of inventory in a company can be a problem which is not given the actual importance it suggests, within the retail area, specifically in the clothing area, all the products come with an assigned season, either winter of summer the most marked out, and it is necessary to finish the stock of these products at the end of each season. There are different ways to reach this goal, but the most important ones are being able to estimate as exactly as possible the sale of the product within an interval of time, in order not to purchase in excess and then to manage the prices, so that when the end of the season comes, lower the prices in order to increase the sales volume in units. The above mentioned should always be done in order to maximize the company profits, that is to say losing the least possible margin. Although they are two clear subjects, they have their complexities that will be solved as follows. We can find several methods or sales projection models, but it is complex to find a method that adjusts to the needs or characteristics of the products, in this case, when working with seasonal products in a year, it is necessary that the model could find them and be able to project them to the future season. The “Winters Method” is the most appropriate one for this, since within tis procedures it includes 3 basic factors; a sales basis level, it applies a sales tendency and what is more important, it includes a seasonal factor. In relation with the second problem of price variation, the following question comes: how much should I lower the price and in what percentage? This question is made because if I lower the price of the product too late, it won’t be possible to sell all the stock and if I lower it too early, the shops will go bankrupt and I will lose sales margin, besides it is better to have a gradual decrease of prices along the season, instead of lowering it strongly near the end. Therefore, knowing the precise moment and percentage and make a business profitable or not. There are several markdown models (term to lower the prices) but most of them are very complex and include many variables, what is given here is a basic and simple model to be used where the following variables are considered: expected sales, present sales, expected margin, present margin and elasticity. The, relations between these variables are created, such as the sales fulfillment at a certain time after the sale has started, and if the fulfillment is low the model will suggest to lower the prices, another relation is the one of the margin, and if it is selling with a margin lower than expected, the model would suggest not to lower the prices and vice versa for both cases. In order to determine if the two models proposed to reduce the inventory level, it was necessary to apply them in an experimental way to see the results. For this case, we have the complete sales information of two groups of products of the last 3 years which have a marked seasonality, bikini and children slippers. The information was provided by Jumbo Supermarket, company for the one this model is being done. For the case of sales projection it was necessary to be able to compare a project with the actual sale of a year, giving as a result a saving, for both groups, for more adjusted sales, in order to avoid stock excess and therefore a strong price decline of the products. This saving is reflected in less purchases and less losses. Referring to the bikini, it would have existed a saving of $10.238.073 and for children slippers $12.288.430, these are prices per season, but the most important is that if we take these numbers to all the group of products, the savings per season are considerable. In the markdown model the results were also satisfactory, since in the case of Bikini products, a good sale was got with an over expected margin and the model in any case mentioned a price decline. For children Slippers the model did recommend to lower the price during a measuring period since the sales were not going well, and in fact, the sales as well as the margins were lower than expected. In order to maximize the profits the model is in charge of softening the price decline so as not to reduce the margins considerably within just one period, this model is looking for a gradual reduction of the price decline. The conclusion of the study is that the two proposed models may become very useful for the company since the results were the expected ones when doing the simulations, in case of the sales projection there was a costs saving and in the case of the markdown, due to the good results of the sales a price decline was not recommended, however with bad sales results it did recommend a price decline.