OPTIMIZACIÓN DEL SERVICIO DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE UNA EMPRESA PROVEEDORA DE SERVICIOS DE TI.

Abstract

Dado el rápido avance tecnológicoactual,para las empresases cada vez más importante el optimizarsus procesos, de manera tal, de alcanzar una calidad que les permita competir en mercados cada vez más exigentes. Laadministración de proyectosrealiza un aporte importante en este sentido,ademásrepresenta una parte importante del crecimiento interno de las empresas, ayuda a mejorar la productividady corresponde a una ventaja competitiva para tomar las oportunidades que ofrece el mercado.Uno de los propósitos de la administración de proyectos es concebir el resultado de un proyecto como el producto de un proceso, es precisamente en este conceptoy en las prácticas de administración de proyectos,en el que se basaeste trabajo,para solucionar la problemática de una empresa que provee el servicio de gestión de proyectos. Esta empresa presenta desviaciones importantes en el cumplimiento de los plazos de entrega de los proyectos a sus clientes y para abordar este problema se seleccionadiez proyectos, se analizasu comportamiento, se identificanlas causas delas desviaciones de los plazos planificados,versus los plazos reales de ejecuciónyse definenmedidas de control para minimizar la ocurrencia de las principales causas.Luego del análisis, se determina que la mayor debilidad deesta empresa, es que carece de un metodología clara de trabajo, que regule la interacción con las partes participantes de los proyectos, por lo cual se procede a levantar y describir cadauno de los procesos que forma parte del ciclo de vida de los proyectos de desarrollo de software, se incorporan mejoras a los procesos existentes y se describen roles y responsabilidades de cada uno de los participantes, lo cual no existe, y es fundamental para poder tener una visión del proyecto,que permita llevar cabo todas las acciones necesarias para mitigar cualquier riesgo que impacte en el cumplimiento de la planificación. Definida la metodología, se evalúa su aplicación y el impacto que hubiera tenido en el resultado deuno de los proyectos gestionados por la empresa. El proyecto evaluado, se gestionóconuna desviación respecto a la planificación inicial,de un 408,74%, y bajo el supuesto de la aplicación de las prácticas incluidas en la metodología, pudo haberse reducido a un 40,78%. Además, el cliente tuvo que pagar por 524 días de trabajodelgestor de proyectos, lo que se pudo haber reducido a 146 días, en este diferencial de tiempo,se pudo haber solicitado la gestión de otro proyecto. Lo anterior perjudica directamente al clientecontratante del servicio, quien asume el costo por el retrasoy se ve limitado para ejecutar nuevos desarrollos. Si la empresa continúa con los malos resultados actuales, se puede identificar que el impacto será directo sobre la rentabilidad, existiendo la posibilidad de perder el servicio en estudio, lo cual significaría un margen operacional anual de MM$89, y también pierde la posibilidad de aumentar sus ingresos por el otorgamiento de este servicio al cliente en estudio y también la posibilidad de ampliarlo a otros clientes nuevos, lo cual se puede proyectar que significaría un margen operacional adicional de MM$64 anuales. Por lo tanto el impacto total sobre la rentabilidad se puede proyectar en MM$153 al año.