DESARROLLO DE UNA SOLUCIÓN BASADA EN UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL COMO APOYO A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE UNA UNIDAD ACADÉMICA

Abstract

Un Sistema de Gestión Documental o SGD, es un software que permite almacenar, administrar y realizar un seguimiento de grandes cantidades de documentos electrónicos que posee una organización. Esto permite que las organizaciones disminuyan la cantidad de documentación f??sica que manejan y sea más fácil tener un control sobre la información que administran. Las principales caracter??sticas de estos sistemas, son que ofrecen almacenamiento centralizado de la información, métodos de búsqueda fáciles y rápidos, seguridad en el acceso a la información, control de versiones de los documentos y definición de flujos de trabajo personalizados, lo cual otorga la capacidad de automatizar procesos que se llevan a cabo en la organización y tener un control sobre el estado en que se encuentran, as?? como también sobre los documentos que participan en él. En relación a lo anterior, el objetivo de este trabajo es evaluar una herramienta de este tipo e implementar un prototipo para el Departamento de Informática de la Universidad Técnica Federico Santa Mar?á, Casa Central, y determinar los beneficios que aporta para los usuarios de la organización. Para lograr esto, en primer lugar, se realizaron varias entrevistas con distintos miembros del Departamento de Informática, para entender cómo se procesan los documentos que ellos manipulan y en qué procesos éstos participan, y as?? conocer cómo se administra la información y sus principales necesidades relacionadas a la gestión documental. Luego, se analizaron distintos SGD, con el fin de elegir el que mejor se ajuste a las necesidades identificadas en el Departamento de Informática. Para ello, se realizó una investigación que permitió conocer los sistemas más reconocidos en el mercado por su estabilidad y desempeo, donde finalmente se eligió el software Alfresco, en su versión Open Source. Posteriormente, se automatizaron 5 procesos representativos del Departamento de Informática, utilizando la funcionalidad de flujos de trabajo personalizados que ofrece Alfresco, mediante un motor llamado Activiti. De la implementación de estos procesos, se pudo ver el potencial que ofrece la herramienta, a pesar de la poca documentación existente sobre como construir un flujo de trabajo personalizado en Alfresco. Esto permitió controlar el estado del proceso y los documentos que participaban en él, lo cual fue validado con algunos usuarios que manifestaron que esto significaba una mejora en la realización de sus actividades, facilitando su trabajo diario. Finalmente, se concluye que Alfresco, en su versión Open Source, resulta ser una buena solución para el Departamento de Informática, ya que entrega todas las caracter??sticas esperadas de un SGD y, además, la automatización de procesos puede ser extensible hacia otros procesos de la organización. Palabras Clave: Gestión Documental, Sistema de Gestión Documental, Alfresco, SGD, Flujos de Trabajo, Activiti IV