DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTEO QUE PERMITA GENERAR INFORMACIÓN RELEVANTE PARA LA TOMA DE DECISIONES ESTRATÉGICAS EN UNA PYME.

Abstract

El presente estudio nace de la necesidad de una PYME de obtener su rentabilidad real, sabiendo cuáles son los costos que ésta asume y el valor que genera o destruye cada actividad o proceso en los clientes y los productos. Esta necesidad nace de la incapacidad de la PYME de adaptarse a los bruscos cambios de su entorno, estos cambios se deben al rápido crecimiento que experimentan algunas empresas aumentando de manera exponencial sus ventas, productos y clientes. El problema se da cuando la empresa no es capaz de obtener información clara y actualizada de los nuevos costos asumidos, lo que conlleva a no saber cuáles son los costos, dónde se generan, y si el lugar donde se generan agregan o quitan valor a los productos de la empresa. Resumiendo, es necesario saber cuáles son los costos, por qué y dónde se generan y si estos siguen siendo rentables para la empresa. El principal objetivo de esta memoria es diseñar un sistema de costeo que permita a la PYME obtener información relevante para la toma de decisiones estratégicas y operacionales, para esto antes fue necesario determinar cuáles son los problemas a los que se ven enfrentadas las PYME cuando no son capaces de adaptarse a los cambios del entorno, qué información es necesaria para la toma de decisiones estratégicas y operacionales y cuáles son los sistemas de costeo más utilizados y que sirven para generar esta información. Debido a esto se realizó un análisis de los sistemas de costeo más importantes y más utilizados en el mercado. En éste se concluyó que la mayoría de los sistemas de costeo son contables y están abocados a entregar información financiera y no se adaptaban a las necesidades de información que tiene la PYME, existe sí un sistema que se adapta a estas necesidades, este sistema se llama ABC Costing, que significa Costeo Basado en Actividades, éste sistema fue desarrollado por los profesores Robert S. Kaplan y Robin Cooper de la Universidad de Harvard y consiste en asignar costos, derivados del uso de los recursos de una organización, a las actividades que en ella se desarrollan, de modo de brindar a la dirección, información que contribuya al mejoramiento de la gestión y eficiencia de estas actividades. Por esta razón, se determinó que este sistema es el más adecuado ya que, divide la empresa y la estudia por procesos y actividades y permite ver cómo estos procesos se relacionan con las actividades y los productos que en ella se desarrollan. Este sistema fue complementado con otros sistemas, para poder adaptar la metodología a los requerimientos de información de la PYME y fue modificado para darle un valor agregado al estudio. De esta manera nace ABC Predictivo, sistema de costeo que entrega a la empresa una herramienta que permite ver los costos de manera preliminar o predictiva, para poder desarrollar una mejor planificación de las actividades y analizar qué procesos y actividades son o no eficientes y generan o no valor a los productos y clientes. Este sistema posee todos los beneficios de ABC y tiene una metodología similar, pero mejorada para entregar información preliminar, con una herramienta que permite manejarlos costos de cada actividad y ver cómo éstos se relacionan con los productos, los clientes o las zonas geográficas del negocio, permitiendo mejorar la planificación y control operacional, que incluye no sólo los tiempos, sino también el resto de los recursos utilizados en las actividades. De esta forma es posible planificar cómo se realiza el trabajo y a la vez saber cuál es el costo de esta planificación, lo que finalmente conlleva a aprovechar de mejor forma los recursos y tener una planificación más eficiente y eficaz. ABC Predictivo fue implementado en una PYME para poder ver cómo se realiza la implementación y cuáles son los problemas y beneficios que se pueden ver tanto en la metodología del modelo como en las empresas que lo utilicen. Esta PYME entrega soluciones tecnológicas que permiten a las compañías mejorar su logística y el manejo de la cartera de sus clientes. Esto se hace en base a un producto general que es un mapa digital. Éste es actualizado constantemente y representa el proceso más importante que realiza la empresa, el más costoso, el que toma más tiempo y donde existen mayores problemas para definir los costos. El proceso productivo de esta empresa es la actualización del mapa digital, que es el producto que utiliza la empresa para entregar todos los otros servicios. La actualización se hace en base a comunas y la planificación se realiza en base a grillas que son pequeños mapas y que tienen una cierta cantidad de hectáreas. Existen comunas que se actualizan una vez en el año, otras dos veces y otras una vez cada dos años, dependiendo de su tamaño, rapidez de cambio e importancia.