METODOLOGÍA PARA ADMINISTRAR PROYECTOS DE MEJORA DE GESTIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DE GESTIÓN EN CODELCO CHILE DIVISIÓN CODELCO NORTE

Abstract

El presente estudio propone una Metodología para Administrar Proyectos de Gestión en la División Codelco Norte. Esta metodología se resume en un documento final denominado ''Antecedentes de Proyecto de Gestión'' (APG).Necesidad del Documento APG. El Documento ''Antecedentes de Proyecto de Gestión'' nace por la necesidad de establecer una métrica única para las distintas carteras de proyectos que se generan por distintas iniciativas de mejoramiento que afectan el Estado de Resultados y VAN del Negocio. Independiente de la cartera de origen, la División requiere de contrastar compromisos de resultados a nivel de los distintos controles oficiales operacionales e inversionales. El documento APG debe ser el único formulario para la generación de proyectos de gestión por cuanto se detecta que distintas carteras ofrecen beneficios sobre la misma mejora de una cierta actividad, lo que lleva a errores en la evaluación de la cartera y los compromisos asociados. Por los cambios organizacionales y desarrollo de proyectos que van más allá de un período presupuestario, se requiere de un documento que fije las responsabilidades tanto personales como funcionales en un proyecto con responsabilidad trascendente. Antecedentes considerados Se han considerado dos fuentes básicas para la generación del presente documento: La ''normativa de proyectos de inversión'' asociada al documento API y ''Herramientas y Métodos de Gestión''. De la primera fuente, aparte de la formalidad documental, hay un trasfondo de los principios básicos de Control de Proyectos: Todo Proyecto de Mejoramiento de Gestión debe tener un líder, responsable del éxito del proyecto, un presupuesto definido a priori para su ejecución, un alcance o propósito definido y acordado y, un plazo con un conjunto de hitos de control. De la segunda fuente, se han rescatado los aspectos metodológicos que permiten una intervención exitosa en un proceso en marcha a través de una serie de pasos formales. Al igual que en los proyectos de inversión, en este tipo de proyectos se requiere de conocimientos y experiencias no triviales, que un formulario no puede proveer, pero si pedir su explicitación para la trazabilidad de las acciones y su registro para el aprendizaje organizacional. Propósitos de respaldo y aprendizaje En la resolución de un problema asociado a un proyecto de mejora de gestión, se va generando información relevante, que permite apoyar las decisiones de las etapas posteriores. Este documento permite reunir en un solo documento la información desde la idea inicial, hasta la post evaluación. En este caso, los fondos se van gastando desde la configuración del problema, mediciones, experimentos, capacitaciones, hasta llegar al resultado final, en que cada paso se debe ir documentando como anexo al documento principal. La información reside en distintas fuentes, organizadas con otros propósitos, por lo que el APG pasa a ser el repositorio oficial de todo el conocimiento asociado a la iniciativa de mejoramiento específica. Funciones del área. Considerando la responsabilidad e importancia que asume el área encargada de los APG, se proponen los siguientes procesos básicos que deberían estar insertos en el Departamento de Proyectos de Gestión: Proceso de Apoyo. . Proceso de Control. Junto conello, se presentaran esquemas de apoyo a estos procesos, así como también Herramientas y Métodos de Gestión que se pOdrían aplicar a los Proyectos de Gestión.