Diseño e implementación de un plan para la gestion del conocimiento: caso aplicado en la empresa Derco S.A.

Abstract

El presente trabajo consistió en el Diseño e implementación de un Plan para la Gestión del Conocimiento, con lo que se busca que la toma de decisiones sea más informada. Este plan se diseñó utilizando el método de las 5 fases (Nonaka y Takeuchi, 1999), el que comparte los conocimientos, crea conceptos en base a estos, se justifican, desarrolla arqueotipos, y finalmente expande el conocimiento. Para implementar el plan, lo primero fue levantar la información, lo que se hizo por medio de grupos de trabajo, donde cada marca mostró como se realizaba la toma de decisiones, y que información se utilizaba. Una vez analizada la información levantada, se crearon propuestas para solucionar los problemas encontrados. Las propuestas se conversaron y validaron con las marcas, y en base a esto se crearon prototipos, los que finalmente se transfirieron a las personas que necesitan el conocimiento. Al realizar el primer diagnóstico, se vio que existía poco traspaso de información entre las marcas, que cada una veía el mercado de manera independiente, que no todas utilizaban la misma información para tomar decisiones. Dada la problemática anterior, se realizaron propuestas tales como la estandarización de información, crear un informe automotriz único para todas las marcas, generar un comité semanal en donde se discutan los temas relevantes del mercado, y desarrollar un nuevo indicador que muestre los stocks que existen en el mercado. Con la estandarización se facilitó la comunicación entre las distintas marcas, además el área estudios consiguió un ahorro de tiempo estimado en un 40% de su carga laboral. El informe automotriz unificó toda la información que las marcas utilizaban para la toma de decisiones, y se diseñó de tal manera que el acceso a la información fuese rápido, ahorrando cerca de un día de trabajo al mes para las marcas. Con el comité se generó una interacción que no existía entre las marcas, compartiendo información, y apoyando la toma de decisiones, lo que resultó en decisiones consensuadas, y en toma de acciones en conjunto. El nuevo indicador de stocks en el mercado, permitió adelantarse a la oferta del mercado, tomando decisiones más acertadas, sobre todo en el manejo de los stocks, las que generalmente tenían acciones reactivas según el mercado. Se recomienda desarrollar más este indicador, con el fin de tener información más segmentada, y poder tomar acciones más puntuales. Se puede ver un gran impacto en la empresa, se cambió la manera de tomar decisiones y se estandarizó la forma de ver la información, utilizando los mismos recursos que ya se tenían. Con esto se obtiene un gran ahorro de tiempo a nivel gerencial, y sobre todo tomar decisiones más informadas. Se recomienda medir en parámetros objetivos el impacto generado. Si bien se abordó la problemática de la bajada de información a nivel gerencial, se cree que este está a todos los niveles jerárquicos, por lo que se recomienda evaluar la situación. Se cree que la ubicación física de las marcas, distancia a la que se encuentran, influye directamente en la comunicación que tienen entre ellas. Se recomienda estudiar el caso, y si es necesario, diseñar las instalaciones para que la comunicación sea óptima.