PROPUESTA DE MEJORA EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS OPERACIONES CORRESPONDIENTES A LA REGION DE VALPARAISO DE LA EMPRESA AXIOMA

Abstract

La importancia de que las empresas se esfuercen en entregar valor a su gestión administrativa a través del uso de un sistema de gestión documental ha crecido durante el último tiempo esto principalmente nace gracias a los cambios comunicacionales, los avances tecnológicos y principalmente la búsqueda de la eficiencia en la gestión documental. Para poder lograr esto, no solo se necesita que los encargados de calidad aprendan de estos sistemas de gestión documental, sino que tanto los usuarios como los funcionarios documentales entiendan como y para que implementar un sistema de gestión documental. La presente memoria busca entregar una perspectiva clara de cómo desarrollar un sistema de gestión documental, a través del uso de diferentes herramientas tanto de gestión de documentos como de gestión electrónica de documentos. La idea es sugerir una metodología a seguir para el desarrollo de un sistema de gestión documental, que va desde un estudio integral de la empresa hasta el diseño del sistema como tal. El desarrollo de la memoria consta de un caso aplicado a las operaciones ejercidas por la empresa Axioma Ingenieros Consultores S.A en la región de Valparaíso, que actualmente posee un deficiente sistema de gestión documental y no cuenta con personal capacitado para poder gestionar y controlar la implementación de este sistema. Axioma participa activamente en los proyectos de asesorías del ministerio de obras públicas, el cual posee altas exigencias en cuanto al cumplimiento de entrega de informes, formularios, listas, registros, entre otros tipos de documentos. Basándose en un análisis interno y externo de la empresa, se han identificado las ventajas y desventajas del sistema de gestión documental que se tiene, lo cual ha permitido desarrollar y sugerir un diseño para la implementación de un sistema adaptado al escenario actual de las operaciones de Axioma en Valparaíso, que abarque aquellos aspectos que se deben mejorar para el correcto funcionamiento de la gestión administrativa de la empresa. Al término de la memoria se entregan recomendaciones y lineamientos de cómo desarrollar un sistema de gestión documental fiable y efectivo y que no sólo generen conocimiento en lo relativo al flujo informativo, sino que también logren moldear el pensamiento de la empresa acerca de la importancia que se debe tener en cuanto a la gestión documental.