ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOSSISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL ÁREA DE TALLERDE LA COMPAÑÍA TRANSPORTE E INVERSIONESSCHIAPPACASSE

Abstract

El presente trabajo fue elaborado en base a la solicitud de la empresa Transporte eInversiones Schiappacasse (TSSCH), de desarrollar un sistema de información que permitapoder tener la trazabilidad de sus equipos en el Taller mecánico, control en la bodega deltaller, como también información relevante y oportuna para mejorar la toma de decisiones.TTSCH es un operador logístico 3PL, enfocado en la industria automotriz, que posee comoequipos ramplas automovileras, tracto camiones y camiones, con los cuales se hace cargode la cadena de abastecimiento completa, o parcial, de sus distintos clientes. Posee un tallermecánico en el cual repara y mantiene estos equipos de manera de tenerlos operativos lamayor cantidad de tiempo posible. El taller funciona de manera informal, sin tener registrodigital de las operaciones que se realizan a diario en las instalaciones y sin control delas existencias en bodega, por lo que llegar a la información que se requiere para tomarbuenas decisiones, es un proceso muy demoroso y tedioso. Por este motivo, el objetivode este trabajo consiste realizar un análisis de las funcionalidades que debiera poseer estesistema para poder responder a los requerimientos de la compañía, mencionadas en unprincipio, de tener trazabilidad de los equipos dentro de las instalaciones del taller, controlde las existencias en la bodega del taller y brindar información a través de indicadoresy reportes que permitan mejorar la toma de decisiones. Para llevar a cabo esta solicitudse realizó un levantamiento de requerimientos del eventual sistema que constó de lassiguientes etapas; primero se realizó un levantamiento de todos los procesos que ocurrendentro del taller, de manera de poder entender las labores que se realizan, quiénes lasrealizan y cómo lo hacen. Con esta información se pudo identificar, a priori, cuales delas labores que se realizan hoy en día podrían ser apoyadas por este sistema que se buscaimplementar. Luego se identificó a los actores que estarían involucrados con el softwarepara entrevistarlos y entender cómo ellos creen que este sistema los podría ayudar a realizarsus labores que realizan hoy en día, como también para acoger sus opiniones de qué otrasposibles funcionalidades podrían desarrollarse para complementar su trabajo. Despuésde haber identificado los requerimientos del sistema, se realizó una descripción detalladade éstos, indicando el paso a paso de lo que debe realizar tanto el encargado de ejecutar esa funcionalidad, como también el sistema. Posteriormente se diseñó un prototipo de lainterfaz del software, en base a las funcionalidades que debe proveer, el cual fue validadopor los eventuales usuarios. Por último, se delineó la estructura que debe poseer la base dedatos del sistema, a través de un modelo lógico de entidad-relación. El resultado del trabajofue un manual de procedimientos de las operaciones que se llevan a cabo en taller, enconjunto con sus diagramas de procesos, 57 funcionalidades identificadas del sistema, cadauna con sus respectivas descripciones, 86 prototipos de interfaces, una para cada ventanaque se abre desde el sistema, y un diagrama del modelo lógico de entidad-relación querepresenta la estructura de la base de datos. También se estimaron los beneficios monetariosque se podrían llegar a generar al momento de estar operando con este sistema, que son deaproximadamente $20.000.000 al año. Mencionar que estos beneficios son sólo una parte,ya que el beneficio esencial tiene relación con la disminución del costo de tomar malasdecisiones, debido al manejo de información oportuna y relevante que permita orientar demejor manera estas decisiones.The present work was elaborated based on the request of the company Transportes eInversiones Schiappacasse (TSSCH), to develop an information system that allows to havethe traceability of its equipment in the mechanical workshop, control in the warehouse ofthe workshop, as well relevant and timely information to improve decision-making. TTSCHis a 3PL1 logistic operator, focused on the automotive industry, which owns semi trailercar carriers, and trucks, with which it manages the complete or partial supply chain of itsvarious customers. It has a mechanical workshop in which it repairs and maintains theseequipments in order to have them operational as much time as possible. The workshopoperates informally, without having a digital record of the operations that are carried outdaily in the facilities and without control of the warehouse stock, so to reach the informationrequired to make good decisions is a time consuming and tedious process. For this reason,the objective of this work is to perform an analysis of the functionalities that this systemshould have in order to be able to respond to the requirements of the company, mentionedbefore, to have traceability of the equipment within the workshop facilities, control of thestocks in the warehouse of the workshop and provide information through indicators andreports that allow better decision making.In order to carry out this request a survey of requirements of the possible system wasmade that consisted of the following stages; first a survey of all the processes that takesplace inside the workshop was carried out, so as to be able to understand the tasks that areperformed, who perform them and how they do it. With this information it was possible toidentify, which of the tasks that are carried out today could be supported by this systemthat is sought to implement. The actors who would be involved with the software wereindentified to interview them and understand how they believe that this system could helpthem to carry out their work today, as well as to receive their opinions of what otherpossible functionalities could be developed to complement their work. After identifying therequirements of the system, a detailed description of these was made, indicating the stepby-step of what should be done by the person in charge of executing this functionality, as well as the system. Subsequently a prototype of the interface of the software was designed,based on the functionalities that must provide, which was validated by the possible users.Finally, the structure that the system database should have, was delineated, through anentity-relationship logic model.The result of the work was a manual of procedures of the operations that are carried outin workshop, in conjunction with its process diagrams, 57 identified system functionalities,each with their respective descriptions, 86 prototypes of interfaces, one for each windowwhich opens from the system, and a diagram of the entity-relationship logic model thatrepresents the database structure. It also estimated the monetary benefits that could begenerated at the time of operating with this system, which are approximately $20,000,000a year. Consider that these benefits are only a part, since the essential benefit is related tothe decrease in the cost of making bad decisions, due to the management of timely andrelevant information that will guide these decisions better.