Asesoría de mejora de procesos mediante un sistema de información . Caso aplicado IRC Verificadora LTDA

Abstract

En la actualidad la inclusión de tecnologías de información a las actividades laborales es cada vez más cotidiana y más allá de las herramientas comunes como el correo electrónico y los programas de ofimática las empresas buscan realizar sus procesos productivos a través de softwares que les permitan mejor control, obtención de datos y estandarización de procesos, en definitiva, aumentar la calidad del servicio o producto mediante un software. A pesar de la alta penetración de la tecnología en Chile aún existen compañías que no cuentan con sistemas de información que les permitan actualizar sus procesos y mantenerse competitivos. Es aquí donde esta memoria genera su aporte proponiendo un modelo de trabajo que tiene como objetivo implementar sistemas de información que complementen procesos productivos. El modelo que plantea este trabajo va más allá de la aplicación de un software que cumpla con realizar las funciones del proceso que se pretende mejorar, pretende beneficiar a la compañía en todo sentido posible y asegurar el éxito de la implementación. Con los seis pasos de Identificación del Proceso a Mejorar, Análisis del Proceso, Propuesta de Mejoras, Desarrollo de Solución, Implementación y Evaluación/Mejora Continua; el modelo logra reunir toda la información relevante del proceso a mejorar y su entorno para con ello preparar un software que satisfaga las necesidades del proceso y genere sinergia en la compañía con otras áreas y procedimientos para un benefició más completo y además garantizar una mayor probabilidad de éxito en su implementación y puesta en marcha mediante la participación y correcta motivación de las partes involucradas. El modelo es validado a través de su aplicación a la empresa IRC Verificadora Ltda. y su proceso productivo principal “Verificación de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales” proceso con el cual la compañía emite un certificado a empresas contratistas de su cumplimiento de las leyes sociales y remuneraciones según la ley 20.123 (ley de subcontratación). La implementación de un sistema de gestión informático con la metodología propuesta resulta exitosa validando la aplicación del modelo y generando indicadores y características de mejora a la compañía que le entregan beneficios tanto en términos económicos como en aumento de la calidad de sus procesos. Finalmente, el modelo se prueba como una opción viable en la forma de trabajo a la hora de complementar y/o mejorar su know-how con tecnologías de información y modernizar procesos de una empresa haciéndola más competitiva y aumentando sus beneficios.

At the present times the inclusion of information technologies to work activities is becoming more common and beyond everyday tools such as email and office software companies are looking to make their production processes through software that allow them better control, data collection and standardization of theses processes, ultimately, increase the quality of service or product through an specialized software. Despite the high penetration of technology in Chile there are still companies that do not have information systems that allow them to update their processes and remain competitive. This is where this report generates its contribution by proposing a working model that aims to implement information systems that complement production processes. The model suggested by this paper goes beyond a software application that meets perform the functions of the process that aims to improve, seeks to benefit the company in every way possible and ensure the success of the implementation. With the six steps of: Identify the process to Improve, Process Analysis, Improvements Proposals, Solution Development, Implementation and Evaluation/Continuous Improvement; the model manages to gather all relevant information of the process to enhance and its environment to thereby prepare a software that meets the needs of the process and generate synergy in the company with other areas and procedures for a more complete benefit and also provide a higher probability of success of his deployment and launch through the participation and proper motivation of the stakeholders. The model is validated through its application to the company IRC Verificadora Ltda. and their main production process "Verifying the Compliance of labor and Social Security Obligations", process through which the company issues a certificate to contractors for compliance with social legislation and remuneration according to the 20,123 law (law of subcontracting). The implementation of a computerized management system with the proposed methodology is successful, validating the model application and generating indicators and enhancing features to the company, which will provide benefits both in economic terms and in increasing the quality of their processes. Finally, the model is set as a viable option for complementing and/or to improve the know-how of a company with information technologies and to modernize processes making it a more competitive business and increasing their profits.