Sistema de gestión de solicitudes, control de stock y administración de inventario

Abstract

El proyecto se llevará a cabo en colaboración con la Universidad de Chile, situada en la Región Metropolitana. Esta institución educativa ofrece una amplia variedad de programas académicos y servicios tanto a estudiantes como a profesores y personal administrativo. Nos centraremos específicamente en el Instituto de Asuntos Públicos (INAP) de la universidad, ubicado en la sede de Santa Lucía. En este contexto, identificamos un desafío significativo relacionado con la gestión de solicitudes, el control de stock de materiales y la administración de activos fijos de la sede. Actualmente, el proceso de gestión de solicitudes y control de stock se lleva a cabo de manera manual mediante hojas de cálculo en Excel, lo que aumenta la probabilidad de errores y dificulta la eficiencia en la administración de materiales de oficina, tales como resmas de papel, marcadores, cables de conexión, suministros para impresoras y otros insumos. Por otro lado, el sistema de administración de activos fijos del instituto se encuentra obsoleto y desactualizado, lo que genera inconsistencias en los cálculos de depreciación y dificulta el seguimiento de los activos fijos. El proyecto tiene como objetivo proporcionar una solución al problema de gestión integral de solicitudes, control de materiales y seguimiento de activos en la organización. Esto se logrará aplicando los conocimientos y metodologías aprendidas durante la carrera, para implementar funcionalidades clave como el registro de solicitudes, el control de materiales y el seguimiento de activos fijos. En el capítulo 1, titulado “Aspectos relevantes del proyecto y su gestión” se presenta un análisis inicial que incluye los antecedentes de la empresa, así como su misión y visión. También se examinan los métodos y el sistema existente antes de la implementación del proyecto, identificando los problemas asociados con su funcionamiento actual. Este capítulo establece los objetivos generales y específicos del sistema propuesto, ofreciendo diversas alternativas de solución. Cada alternativa es evaluada con un sistema de puntajes, seleccionando la opción más adecuada para el desarrollo. Se profundiza en la alternativa elegida, destacando los beneficios que el nuevo sistema aportará a la empresa. Además, se realiza una planificación del personal, se identifican posibles riesgos asociados al proyecto y se elabora una carta Gantt que incluye una estimación de costos del proyecto. En el capítulo 2, “Aspectos relevantes del análisis para la alternativa seleccionada”, se detalla de manera exhaustiva la solución propuesta. Este apartado cubre los requerimientos funcionales y no funcionales, y se presenta la estructura funcional del sistema mediante un diagrama general de casos de uso acompañado de flujos narrativos. También se incluye el modelo conceptual, en el que se identifican las entidades fundamentales para la implementación del sistema. Por último, el capítulo 3, “Aspectos relevantes del diseño”, se enfoca en los elementos técnicos del sistema. Aquí se describen los flujos operativos, la arquitectura del sistema, y se definen las clases y datos a través de diagramas de secuencia detallados. Asimismo, se diseña la interfaz de usuario basada en las heurísticas de Nielsen, finalizando con un resumen del trabajo que recopila los hallazgos y resultados del diseño.